Com frequência temos a sensação que o esforço que realizamos para levar a cabo nossas responsabilidades no nosso posto de trabalho não é proporcional ao rendimento que obtemos e que nos falta o tempo para acometer tudo o que tínhamos planejado fazer. O stress toma conta de nós e entramos numa dinâmica que nos tornam ainda mais ineficazes. Os especialistas em produtividade recomendam seguir uma série de pautas para otimizar nossa jornada laboral e ser mais felizes trabalhando: algumas delas são hábitos que deveríamos incorporar ao próprio lugar de trabalho, e outras são medidas relacionadas com hábitos de saúde geral que repercutem também no nosso rendimento profissional.
Antes de passar a enumerar os 18 conselhos para tornar-se mais produtivo, há uma ideia fundamental que deveríamos incorporar: trabalhar mais horas não é sinónimo de ser um profissional melhor, senão o contrário, pode ser um sintoma de que não estamos a fazer as coisas bem.
1. Definir muito claramente quais são os nossos objetivos
É indispensável saber quais são as nossas metas e o que queremos conseguir ao alcançá-las.
2. Planificar em função dos objetivos que traçámos
Após definir com claridade nossos objetivos, como e quando os vamos a levar a cabo? Traçar um roteiro nos ajudará a visualizar os recursos que temos ao nosso dispor, a incluir o tempo, e a não perder o rumo.
3. Focar a nossa atividade
É fácil que o ambiente e os imprevistos interfiram no nosso dia a dia, mas se estamos bem determinados e sabemos para onde o trabalho deve andar, minimizaremos as distrações. Como dizia Steve Jobs, “Centre-se no que é realmente importante”. As interrupções constantes reduzem notavelmente o rendimento.
4. Priorizar tarefas
É preciso distinguir o que é importante do que é secundário, e quais as tarefas que devem ter prioridade; assim evitaremos que cheguem a ser “urgentes” e os alarmes falsos.
5. Aprender a dizer “não”
Em algumas sociedades está muito enraizada a ideia que dizer “não” é descortês; no entanto, é algo que às vezes é necessário. Basta recusar um convite ou desculpar-se educadamente e ninguém se sentirá ofendido.
6. Evitar as reuniões desnecessárias
As reuniões nem sempre são justificáveis e gastam muito tempo. Programe apenas as estritamente imprescindíveis.
7. Aprender a convocar e manter reuniões
Sempre que uma reunião é marcada, ela deve contar com uma hora de início e de finalização e a ordem do dia: para que será a reunião, quais pontos serão abordados e quanto tempo será dedicado. Do mesmo modo, os participantes devem colaborar sempre de forma construtiva: ao fazer uma crítica negativa, é preciso apresentar uma proposta alternativa que leve a melhorias.
É possível que durante a reunião algumas tarefas sejam atribuídas entre os participantes. Deixe claro entre a equipa quem é o responsável de cada tarefa, quais são os prazos para finalizá-las e a quem deverão informar sobre as mesmas.
8. Gerir corretamente o correio eletrónico
Não existe razão alguma pela qual seja obrigatório responder imediatamente a todos os e-mails que recebemos. Utilize o seu bom senso e critério para decidir quais devem ser respondidos rapidamente e quais podem ser postergados. Em alguns casos, uma opção é enviar um e-mail automático que comunique ao remetente que sua mensagem foi recebida e que receberá uma resposta ao que se propõe em outro momento. Obviamente, não podemos deixar um correio sem responder durante demasiados dias sob hipótese alguma.
Vídeo do mítico discurso que Steve Jobs, fundador de Apple, pronunciou em Stanford no ano de 2005 (em inglês).
9. Estabelecer boas relações com os demais
Um bom ambiente de trabalho, sem atrito, facilita a descontração necessária para aproveitar bem o tempo, poder ser mais criativos e pedir a colaboração dos demais quando a necessitamos.
10. Aprender a delegar tarefas
Ser o responsável de um departamento ou projeto não significa ter que assumir todas as incumbências do trabalho. Aprender a dividir o controlo e delegar funções, especialmente quando outras pessoas poderão ser mais eficazes do que nós, é uma forma inteligente de manejar o tempo, as responsabilidades e as equipas.
11. Fazer pausas
A cada hora deveríamos fazer um pequeno descanso para esticar as pernas e desconectar a mente. Ao retomar o trabalho, seremos mais produtivos. Um intervalo não é uma perda de tempo; é recuperar a capacidade de trabalhar a pleno vapor, sobretudo quando nossa atividade requer concentração.
12. Sair de nosso meio, se for necessário
Em determinadas ocasiões, podemos ficar bloqueados por stress ou cansaço. Nestes casos, e entre pessoas responsáveis, continuar no escritório para “cumprir o expediente” não faz sentido. Os especialistas recomendam abandonar estas situações e dar um passeio, ou simplesmente ir para casa e continuar trabalhando lá.
13. Dedicar tempo aos nossos gostos
As pessoas que têm interesses fora do âmbito profissional, um hobby, são muito mais produtivas a trabalhar, além de mais criativas quando precisam encontrar soluções para os problemas. Facto lógico, já que a criatividade está muito ligada com a capacidade de estabelecer um nexo entre ideias que aparentemente não têm nenhuma relação. Quanto mais experiências temos e mais rica é a nossa vida, maior será a possibilidade de encontrar conexões ao nosso redor.
14. Cuidar nossa alimentação e fazer exercício
Uma dieta equilibrada proporciona a energia necessária para render sem sofrer as consequências nocivas de uma alimentação a base de comida rápida; praticar desportos contribui a manter o stress longe. Ao substituirmos alguns cafés ou chás por água, nosso organismo também fica agradecido.
15. Estar dispostos a arriscar
Muitas empresas querem implementar mudanças para melhorar e inovar, mas têm medo de equivocar-se durante o processo. É preciso estar disposto a arriscar-se e assumir eventuais erros como parte da aprendizagem. Os bons líderes fomentam esta cultura de empresa.
16. Manter nosso espaço de trabalho ordenado
Saber onde estão as coisas e ter à mão as que necessitamos habitualmente nos poupa tempo.
17. Valorizar nosso trabalho e o dos demais
De vez em quando é adequado olhar de fora com perspetiva e questionar-nos se gostamos de nosso trabalho. Se a resposta for afirmativa, valorize a possibilidade que tem de poder desenvolver-se profissionalmente, exercendo a sua profissão; caso contrário, talvez seja a hora de planejar uma mudança. Da mesma forma, os bons chefes sabem reconhecer os empregados valiosos e não hesitam em demonstrar explicitamente este reconhecimento, o que aumenta a motivação das pessoas que trabalham bem. Um bom profissional, menosprezado, cedo ou tarde acabará a abandonar a empresa.
18. Decorar nossa oficina para conseguir bem-estar
As cores têm um efeito em nossas emoções. O mais adequado é ter bases de uma cor neutra e escolher cores secundárias em função do estado de ânimo que queremos gerar em cada espaço (genericamente, o branco e os tons de azul e verde, ocre e cinzas são relaxantes; enquanto que os vermelhos, laranjas e amarelos estimulam a atividade, por isso é recomendável reservá-los para salas de reuniões ou refeitórios).
A iluminação é um fator importante: aproveite toda a luz natural possível e evite reflexos nos ecrãs dos computadores.
O ruído pode incomodar a muitos e dificultar a concentração. Tenhamos respeito.
Por último, há outros aspetos que também precisamos cuidar: a ventilação, a limpeza, os odores e a temperatura das salas.
